企業(yè)在實(shí)際管理過程中，涉及的費(fèi)用類型多、對(duì)應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)各不相同、費(fèi)用管控的方案復(fù)雜、處理量大。
員工：報(bào)銷過程復(fù)雜，單據(jù)信息混亂，如何快速便捷報(bào)銷？領(lǐng)導(dǎo)：業(yè)務(wù)、項(xiàng)目條線的費(fèi)用支出情況如何快速知曉掌控？財(cái)務(wù)：?jiǎn)螕?jù)審核、分類工作量大，如何快速處理規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)……
>>助力組織實(shí)現(xiàn)：
• 全程數(shù)字化的費(fèi)用管理體系：從費(fèi)用的申請(qǐng)、審核、預(yù)算對(duì)接、發(fā)票管理、商旅集成、銀企支付、電子存證到憑證生成全過程管理。
•智能化的費(fèi)用業(yè)務(wù)處理技術(shù)：如智能發(fā)票識(shí)別、智能合規(guī)檢查等。
• 與外部系統(tǒng)集成對(duì)接的能力：通過與預(yù)算模塊對(duì)接，還可以實(shí)現(xiàn)多維度預(yù)算及費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)的自動(dòng)化管控。通過與外部商旅、采購(gòu)等平臺(tái)對(duì)接可以實(shí)現(xiàn)在線商旅訂票與在線企業(yè)采購(gòu)。
泛微全程數(shù)字化費(fèi)控管理平臺(tái)應(yīng)用特色
一、費(fèi)用管理體系全流程驅(qū)動(dòng)
通過流程建立所有費(fèi)用類型的審批原則，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化的規(guī)則流轉(zhuǎn)。通過流程實(shí)現(xiàn)從預(yù)算費(fèi)用事前控制、費(fèi)用事后審批的全過程控制。
泛微通過強(qiáng)大的流程引擎，將企業(yè)內(nèi)的所有費(fèi)用類型總結(jié)提煉成多個(gè)電子報(bào)銷單據(jù)。
• 費(fèi)用申請(qǐng)：費(fèi)用事前申請(qǐng)審批通過后，自動(dòng)觸發(fā)借款子流程，支持個(gè)人借款和對(duì)公預(yù)付等多種類型，無需單獨(dú)提報(bào)借款流程。
• 借支管理：業(yè)務(wù)如涉及大金額墊資等情況，在業(yè)務(wù)事前申請(qǐng)可以選擇“借款”自動(dòng)觸發(fā)借款子流程，系統(tǒng)可根據(jù)員工信用管理模塊自動(dòng)獲取員工最大借款金額并進(jìn)行管控。
借款流程自動(dòng)關(guān)聯(lián)流程、項(xiàng)目、客商等信息，全面數(shù)據(jù)協(xié)同；借支表單按差旅申請(qǐng)內(nèi)容自動(dòng)填錄借款信息并提單，不易出錯(cuò)，提高效率。
• 商旅訂票：通過與第三方商旅、采購(gòu)平臺(tái)進(jìn)行集成對(duì)接，提供給員工便捷的訂票和在線采購(gòu)服務(wù)，支持在線對(duì)賬與對(duì)公統(tǒng)一結(jié)算，員工免墊資、免報(bào)銷；同時(shí)，支持將費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)直接同步給第三方平臺(tái)，避免費(fèi)用超標(biāo)，實(shí)現(xiàn)對(duì)費(fèi)用的有效控制。
• 費(fèi)用報(bào)銷：為了高效提報(bào)，泛微OA可通過多來源系統(tǒng)及流程數(shù)據(jù)進(jìn)行快速關(guān)聯(lián)報(bào)賬；同時(shí)對(duì)費(fèi)用金額直接關(guān)聯(lián)預(yù)算執(zhí)行管控。
• 單據(jù)確認(rèn)：在報(bào)銷的整個(gè)過程中，泛微通過電子簽名技術(shù)可以對(duì)所有報(bào)賬數(shù)據(jù)，如審批記錄、原始憑證影像、銀行回單、記賬憑證等進(jìn)行電子會(huì)計(jì)檔案存證，保障數(shù)據(jù)不可被篡改，財(cái)務(wù)全程數(shù)據(jù)可追溯。
• 發(fā)票歸集：現(xiàn)在，泛微發(fā)票云提供了快速便捷的發(fā)票收集、識(shí)別、驗(yàn)真、去重等功能，幫助財(cái)務(wù)人員解決電子發(fā)票作假、重復(fù)報(bào)銷等問題。
讓發(fā)票歸集更加自動(dòng)化，支持掃碼、拍照、查驗(yàn)錄入、pdf錄入，支持微信、支付寶、郵箱、票稅寶等第三方發(fā)票夾同步發(fā)票。
• 發(fā)起報(bào)銷：所有類型的發(fā)票都可以統(tǒng)一歸集到發(fā)票中心進(jìn)行管理；員工批量選擇需要報(bào)銷的發(fā)票，一鍵生成報(bào)銷單。
• 報(bào)銷審批：審批時(shí)OA系統(tǒng)智能審批助手能夠自動(dòng)進(jìn)行多維度預(yù)算及費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)的檢查與管控，分別按個(gè)人、部門、客戶、項(xiàng)目、合同、合規(guī)等多維度展現(xiàn)，并且提供費(fèi)用明細(xì)以及合規(guī)檢查項(xiàng)的狀態(tài)提示預(yù)警，防范費(fèi)用超支與超標(biāo)的風(fēng)險(xiǎn)，輔助決策審批。
• 發(fā)票簽收：用戶掃描原始面單上的條形碼或二維碼，系統(tǒng)自動(dòng)將紙質(zhì)單據(jù)與電子流程進(jìn)行匹配，用戶審核無誤后即可確認(rèn)簽收。用戶可以通過收單臺(tái)賬快速查詢紙質(zhì)單據(jù)的收攬狀態(tài)、溝通狀態(tài)等信息。
• 報(bào)銷支付：支付信息頁面可自動(dòng)獲取員工銀行賬戶數(shù)據(jù)形成支付指令，出納用戶提交后可自動(dòng)傳輸至網(wǎng)銀或資金系統(tǒng)進(jìn)行結(jié)算支付。銀行交易狀態(tài)可實(shí)時(shí)查詢，支付成功后，網(wǎng)上銀行電子回單自動(dòng)回傳至費(fèi)控平臺(tái)。• 憑證記賬：系統(tǒng)支持根據(jù)自定義憑證轉(zhuǎn)換規(guī)則自動(dòng)生成預(yù)置憑證，用戶可在憑證推送至核算系統(tǒng)前進(jìn)行憑證預(yù)覽，流程提交后系統(tǒng)自動(dòng)推送憑證數(shù)據(jù)至Sap、Oracle、用友、金蝶等核算系統(tǒng)生成憑證，實(shí)現(xiàn)與業(yè)務(wù)體系的結(jié)合。
• 數(shù)據(jù)存證：各審批節(jié)點(diǎn)提交后自動(dòng)生成代表審批人真實(shí)意愿、真實(shí)身份的電子簽章，支持對(duì)關(guān)鍵業(yè)務(wù)流程或關(guān)鍵流轉(zhuǎn)節(jié)點(diǎn)的審批過程、表單、憑證等信息進(jìn)行電子存證，防止數(shù)據(jù)篡改的同時(shí)可對(duì)業(yè)務(wù)全程過程進(jìn)行追溯。
• 移動(dòng)端快速完成報(bào)賬：為了提高報(bào)賬效率，圍繞企業(yè)日常報(bào)銷業(yè)務(wù)的所有環(huán)節(jié)，用戶可以隨時(shí)隨地通過手機(jī)或其他智能移動(dòng)設(shè)備輕松完成報(bào)賬業(yè)務(wù)。
費(fèi)控平臺(tái)通過與合同或采購(gòu)系統(tǒng)對(duì)接，可實(shí)現(xiàn)對(duì)公支付的全程電子化管理。票據(jù)數(shù)據(jù)采集后，根據(jù)票面中供應(yīng)商信息或備注內(nèi)容等信息自動(dòng)完成三單匹配，減少人工匹配產(chǎn)生的工作量。
• 付款申請(qǐng)：用戶可選擇合同信息進(jìn)行一鍵發(fā)起付款， 相關(guān)合同中如已開票金額、應(yīng)付金額、未付金額等數(shù)據(jù)及供應(yīng)商相關(guān)收款銀行賬戶信息自動(dòng)帶入付款表單，減少員工手工錄入產(chǎn)生的工作量。同時(shí)，通過合同臺(tái)賬和付款執(zhí)行進(jìn)度分析，全程掌握合同執(zhí)行情況；對(duì)公預(yù)付類業(yè)務(wù)在報(bào)賬流程審核通過后可關(guān)聯(lián)預(yù)付流程，并可按明細(xì)沖銷。
• 銀企直聯(lián)，付款結(jié)算：通過與銀行系統(tǒng)集成對(duì)接，出納用戶可以在系統(tǒng)中，將已審批通過的報(bào)銷單據(jù)直接提交生成支付指令，提交后可自動(dòng)傳輸至網(wǎng)銀或資金系統(tǒng)進(jìn)行結(jié)算支付。銀行交易狀態(tài)可實(shí)時(shí)查詢，支付成功后，網(wǎng)上銀行電子回單自動(dòng)回傳至費(fèi)控平臺(tái)。
銀企直聯(lián)付款實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化的結(jié)算支付，減少由于人工操作造成的資金支付風(fēng)險(xiǎn)、同時(shí)可以大幅提升企業(yè)支付結(jié)算效率。
• 數(shù)據(jù)歸檔：收票或付款后，相關(guān)數(shù)據(jù)可以自動(dòng)按合同或供應(yīng)商維度進(jìn)行存檔，便于數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)與追溯。
• 往來詢證：用戶可在線申請(qǐng)供應(yīng)商往來對(duì)賬詢證，通過電子簽章技術(shù)，泛微可以幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)詢證函、收據(jù)等單據(jù)及文件的在線用印審批、在線簽署的全程電子化管理。
用戶可以在線發(fā)起詢證申請(qǐng)，選擇對(duì)應(yīng)供應(yīng)商后，系統(tǒng)自動(dòng)抓取相關(guān)應(yīng)收、應(yīng)付等往來數(shù)據(jù)，自動(dòng)套用文件模板形成待簽署詢證函。經(jīng)用雙方在線簽署后形成具有法律效力的電子往來詢證函文件。另外，相關(guān)詢證記錄也可以與對(duì)應(yīng)供應(yīng)商進(jìn)行關(guān)聯(lián)，方便進(jìn)行查詢。
四、業(yè)財(cái)融合，多系統(tǒng)集成
實(shí)現(xiàn)與多異構(gòu)系統(tǒng)（ERP、CRM、報(bào)表、項(xiàng)目、人事、客服、財(cái)務(wù)、商旅平臺(tái)、集采、銀企直聯(lián)、影像檔案等）的對(duì)接集成，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)一點(diǎn)輸入，多點(diǎn)利用。
系統(tǒng)預(yù)置多種預(yù)算、費(fèi)用類報(bào)表，可以按照組織、區(qū)域、類型、時(shí)間進(jìn)行統(tǒng)計(jì)查詢，支持?jǐn)?shù)據(jù)與圖表相結(jié)合展現(xiàn)，提供數(shù)據(jù)穿透鉆取。通過與第三方系統(tǒng)對(duì)接，可以以配置的方式快速構(gòu)建更多的費(fèi)用數(shù)據(jù)分析報(bào)表，提供給各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)作為決策支撐。
泛微全程數(shù)字化費(fèi)控管理平臺(tái)應(yīng)用價(jià)值
泛微OA通過全程數(shù)字化的費(fèi)用管理解決方案，遵循組織費(fèi)用的“事前、事中、事后”三階段控制原則，協(xié)助組織實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)管理及管控升級(jí)：
• 對(duì)組織財(cái)務(wù)流程和管控方案的重新梳理和改造
• 實(shí)現(xiàn)組織財(cái)務(wù)管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和智能化
• 為后續(xù)擴(kuò)展全面預(yù)算或財(cái)務(wù)共享服務(wù)夯實(shí)基礎(chǔ)
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